Dlaczego warto automatyzować kursy kohortowe i jak to zrobić?

Ostatnie lata pokazały jak genialną formą dzielenia się wiedzą są kursy online. Sam przekonałem się o tym dość wcześnie, jeszcze w czasach gdy po zakupie, trzeba było czekać ponad 2 tygodnie na przesyłkę z płytą CD. Dziś natychmiast można uzyskać dostęp do wiedzy ekspertów branży, czy nawet najlepszych uczelni na Świecie.

Same nagrania to już za mało

Dość szybko okazało się jednak, że same kursy online będące wyłącznie nagraniami wideo to nie wszystko, szczególnie w przypadku kursów, które wykraczają poza poziom podstawowy.

To moment gdy wiedza zamknięta na wcześniej przygotowanym filmie przestaje wystarczać, a szczególne znaczenie zyskuje wymiana praktycznych doświadczeń - zarówno autorów kursu jak i jego uczestników!

Społeczności wokół kursu

Taka potrzeba doprowadziła nas do miejsca, w którym powstają nawet całe społeczności skupione wokół jednego tematu. Dziś zakup kursu, który nie daje dostępu do zamkniętej grupy na Discordzie, Slacku czy Facebooku, wydaje się nie być najlepszym pomysłem (poza kilkoma wyjątkami). Powodem jest fakt, że największa wartość takiego produktu leży właśnie w ludziach, którzy go kupili i z którymi można wymienić doświadczenie i zapytać o radę.

Czym są kursy kohortowe?

To wszystko razem prowadzi nas do zupełnie nowego formatu zdobywania wiedzy online, tzw. kursów kohortowych. Ich forma skupia się przede wszystkim na interakcji, dyskusji i spotkaniach online lub nawet warsztatach na żywo.

W naszym artykule skupimy się na tym jak automatyzować tworzenie kohorty, ale jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o kursach kohortowych i ich porównaniu od klasycznych kursów online przeczytaj wpis Bartka Rycharskiego, twórcy BRAVE.

Organizacja kohorty

W przypadku klasycznych kursów online, największy ciężar ich przygotowania leżał w przygotowaniu treści wideo i materiałów dodatkowych oraz szerokiej promocji, która pozwoli zdobyć jak najwięcej uczestników. Z kolei w przypadku kursów kohortowych, największa wartość leży w interakcji pomiędzy uczestnikami oraz prowadzącymi kurs. Dodatkowo, ilość uczestników jest zwykle mocno ograniczona, co ułatwia proces marketingowy.

Pomimo tego, że przygotowanie kursu kohortowego, pozornie jest znacznie mniej skomplikowane niż klasycznego kursu wideo, jego organizacja wymaga podjęcia wielu aktywności, które skutecznie potrafią zabierać czas i energię.

W pewnym uproszczeniu, uruchomienie kursu kohortowego wymaga:

1. Procesu marketingowego uwzględniającego dotarcie do potencjalnych zainteresowanych
2. Przygotowania landing page, umożliwiającego zapis
3. Weryfikacji zgłoszeń
4. Obsłużenia płatności oraz formalności
5. Przygotowania narzędzi i przydzielenie dostępów
6. Komunikacji e-mail z uczestnikami
7. Organizacji warsztatu stacjonarnego (opcjonalnie)
8. Udostępnienia nagrań ze spotkań online
9. Gromadzenia wiedzy, ciekawych linków itd.
10. Podsumowanie (zebranie opinii, przygotowanie certyfikatów)

Brzmi to jak dużo pracy. A przecież to tylko kwestie organizacyjne! I właśnie w tym obszarze pomoże Ci automatyzacja, zostawiając Ci wiele przestrzeni na pozostałe obszary, związane z bezpośrednią interakcją z uczestnikami, wymianą doświadczeń oraz budowaniem relacji.

Zacznijmy więc od początku.

Proces marketingowy i komunikacja

Na obszar komunikacji kampanii sprzedażowej kursu kohortowego składają się:

• posty Social Media
• newslettery
• grafiki promocyjne
• komunikacja z partnerami

Każdy z powyższych punktów może zostać w pewnym stopniu zautomatyzowany lub zoptymalizowany z pomocą automatyzacji.

Prawdopodobnie posiadasz przynajmniej kilka profili w mediach społecznościowych. Zamiast logować się do każdego z nich i w każdym po kolei publikować treści, możesz skorzystać z Buffera w celu opublikowania wpisu we wszystkich kanałach jednocześnie, z opcją dostosowania jego treści względem kanału:

Bardziej zaawansowanym przykładem wykorzystania automatyzacji w Social Media, jest zapisywanie treści postów w Airtable, a następnie przesyłanie ich z pomocą Zapiera lub Integromatu do Buffera. Taka konfiguracja sprawia, że gromadzisz przy okazji treści postów w jednym miejscu, co z kolei otwiera możliwość do ich ponownego wykorzystania w przyszłości.

Identyczną taktykę możesz wykorzystać w przypadku newsletterów. Narzędzia takie jak Sendgrid, GetResponse, MailerLite czy Mailchimp, umożliwiają stworzenie treści kampanii w ramach np. Airtable, a następnie przesłanie ich do wybranego narzędzia mailingowego za pośrednictwem integracji w Integromacie. To sprawia, że oszczędzasz mnóstwo czasu na konfiguracji każdej kampanii ręcznie. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że w tym miejscu możesz oszczędzić nawet kilkanaście godzin pracy.

Kolejnym elementem komunikacji marketingowej są kreacje i grafiki, które często są projektowane za każdym razem od podstaw. Z drugiej strony możesz wykorzystać szablony, które stworzysz tylko raz, a ich treść będzie dynamicznie modyfikowana przez automatyzację.

Ostatnim punktem w obszarze komunikacji, który można zautomatyzować jest współpraca z potencjalnymi partnerami. Tutaj świetnie sprawdza się przesłanie wiadomości e-mail oraz "paczki" materiałów, które będą mogli wykorzystać do promocji Twojego kursu.

W zależności od Twojego modelu współpracy, możesz też przygotować dla nich prosty system prowizyjny, uwzględniający udostępnienie paneli raportowych z danymi aktualizowanymi NA ŻYWO!

Zbudowanie takiego systemu możliwe jest m.in. dzięki Easycart oraz opcji Linków Partnerskich

Po zakupie dane na temat zamówienia mogą automatycznie trafić do Airtable. Tam z pomocą specjalnie przygotowanego widoku, możesz udostępnić partnerom informację o ich aktualnej sprzedaży i wysokości prowizji.

Landing Page umożliwiający zapis

Landing page: Grafika

Obecnie przygotowanie landing page umożliwiającego zapis jest bajecznie proste dzięki narzędziom takim jak carrd.co lub Webflow.

Bez umiejętności kodowania jesteś w stanie "wyklikać" landing page, który nie tylko dobrze wygląda, ale również w pełni integruje się zarówno z systemem płatności (właśnie po to stworzyliśmy EasyCart) oraz Integromatem, a co za tym idzie - wszystkimi usługami udostępniającymi API (np. Airtable, systemy mailowe, Discord, Slack itd.)

Co więcej zarówno carrd.co jak i Webflow oferują gotowe szablony w ramach swoich marketplace. Oznacza to, że jesteś w stanie przygotować świetnie wyglądający landing page nie posiadając praktycznie żadnych umiejętności graficznych.

Landing page: Zapisy

Na tym etapie najważniejsze jest zrozumienie koncepcji przesyłania danych z formularza na stronie z wykorzystaniem natywnych integracji lub tzw. webhooków.

Dla przykładu gdy użytkownik wypełnia formularz na Twojej stronie, dodajesz go automatycznie do listy MailerLite przez przekazania do formularza Klucza API (wygenerowanego na Twoim koncie) oraz numeru ID grupy do której chcesz go dodać.

Po dodaniu użytkownika do wybranej listy możesz przesłać mu dowolny e-mail, korzystając z wbudowanej w MailerLite automatyzacji. Wystarczy jako wyzwalacz scenariusza podać zdarzenie "Dodania użytkownika do grupy":

Ostatnim krokiem jest stworzenie treść wiadomości, która zostanie automatycznie wysłana do wszystkich, którzy zapisują się na listę.

Przygotowanie strony zapisu zajmie Ci kilkadziesiąt minut i nie wymaga napisania ani jednej linii kodu. Easy!

Weryfikacja zgłoszeń

Skoro mamy już możliwość przesłania wiadomości e-mail do osób zgłaszających się do naszego kursu, możemy to wykorzystać, aby przesłać im ankietę zgłoszeniową.

Do stworzenia takiej ankiety możesz wykorzystać Google Forms, ale znacznie lepszym rozwiązaniem jest TypeForm lub Tally.so. Po utworzeniu formularza, wystarczy że dołączysz link do niego w treści wiadomości dziękującej za zapis.

💡 Ciekawostka: w przypadku TypeForm, nic nie stoi na przeszkodzie aby rolę landing page pełniła ... ankieta. To narzędzie charakteryzuje się świetnym interfejsem i możliwościami konfiguracji i w wielu przypadkach jest wykorzystywane właśnie na stronach zapisu, czy nawet stronach sprzedażowych.

Tutaj oprócz wyboru narzędzia bardzo istotne jest zapisanie odpowiedzi w Airtable. Dzięki temu będziesz mieć łatwy dostęp do wszystkich zgłoszeń. W dodatku istnieje możliwość akceptowania i odrzucania zgłoszeń bezpośrednio z Airtable. Na tym etapie automatyzacja może poinformować osoby, które zostały przyjęte do kohorty jak i podziękować tym, które nie przeszły procesu weryfikacji.

Naturalnie na etapie weryfikacji wymagane jest to, aby to człowiek przeczytał treść zgłoszeń. Jednak wszystkie pozostałe operacje mogą zostać wykonane automatycznie.

Obsłużenie płatności oraz formalności

W przeciwieństwie do klasycznych kursów online, pojedyncza kohorta uwzględnia udział do ~100 uczestników. Można w takiej sytuacji pomyśleć, że nie potrzebujemy żadnego systemu ani do przyjmowania płatności ani wystawiania faktur. W końcu można zrobić to ręcznie przy takiej skali.

Nic bardziej mylnego!

Nawet przy małej skali do gry wchodzą różnego rodzaju pomyłki, korekty czy zwroty, które należy obsłużyć.

Tutaj ponownie mogę powołać się na Easycart, który został zaprojektowany tak, aby skonfigurować produkt gotowy do sprzedaży, w ciągu kilku minut. O wystawianiu faktur i korektach również możesz zapomnieć, ponieważ to też bierzemy na siebie.

Naturalnie istnieje możliwość skorzystania z innych systemów do obsługi płatności, natomiast praktycznie każdy z nich wymaga programisty przynajmniej na etapie wstępnej konfiguracji.

Przydzielenie dostępów do narzędzi

Tutaj sytuacja jest stosunkowo prosta, ponieważ np. Discord, Circle czy Slack, umożliwiają wygenerowanie linków, po kliknięciu których użytkownik zostaje dodany do wybranych kanałów.

Sytuacja komplikuje się jednak, gdy niezbędne jest przydzielenie różnych dostępów w zależności od wykupionego planu lub z jakiegoś innego powodu.

Wtedy perfekcyjnie sprawdza się Integromat, który daje Ci możliwość reagowania na nowe zamówienia i przydzielania dostępów do wszystkich narzędzi i list.

⚠️ Uwaga: Slack nie daje możliwości tworzenia kont użytkowników na bezpłatnym planie. Tutaj możesz skorzystać wyłącznie z linku zapraszającego do Workspace oraz wykorzystać automatyzację do przydzielania dostępów do zamkniętych kanałów. W przypadku Discord nie ma takiego problemu.

Na tym etapie ważne jest tylko to, aby upewnić się, że żadnych dostępów nie przydzielasz ręcznie, ponieważ wszystko może zrobić za Ciebie automatyzacja.

Komunikacja e-mail

Wyżej wspomniałem, że możesz skonfigurować Airtable i Integromat tak, aby łatwiej wysyłać newslettery. Ten sam mechanizm możesz zastosować w przypadku komunikacji z uczestnikami kohorty.

Dodatkowo jeżeli tylko zdecydujesz się na wykorzystanie platformy Circle, możesz całkowicie zrezygnować z pisania newsletterów na rzecz powiadomień o nowych postach. Wystarczy, że w ramach onboardingu uczestników, poprosisz ich o włączenie notyfikacji dla nowych wpisów w Circle.

Warto tutaj podkreślić, że same wpisy również mogą być publikowane w pełni automatycznie. Zalecam jednak tutaj zachowanie równowagi pomiędzy automatycznymi treściami i bezpośrednim kontaktem z uczestnikami.

Poza powiadomieniami e-mail możesz wykorzystać system powiadomień w aplikacji Discord lub Slack - obie dają możliwość "zwołania" wszystkich użytkowników w ramach wybranego kanału.

Automatyzacja w organizacji stacjonarnego warsztatu

Organizacja stacjonarnego warsztatu również zawiera w sobie elementy, które można zautomatyzować. Mam tu na myśli komunikację z uczestnikami, przesyłanie instrukcji, czy nawet filmów pokazujących jak dostać się do budynku (w przypadku gdy nie jest to oczywiste).

W dodatku, jeżeli istnieje taka potrzeba, możesz wysyłać automatyczne wiadomości do hoteli czy firm cateringowych, które przygotują dla Ciebie oczekiwane rezerwacje i zamówienia.

To wszystko sprawia, że zdejmujesz z siebie kolejne elementy procesu organizacji.

Udostępnienie nagrań ze spotkań online

W tym przypadku sytuacja jest dość skomplikowana - nie znam żadnej platformy, która daje możliwość automatycznego udostępnienia nagrania ze spotkania.

Jednak w sytuacji, gdy faktycznie chcesz to zautomatyzować, możesz wykorzystać Webflow oraz funkcję EasyCart Login Wall.

Twoim zadaniem będzie wyłącznie dodanie nagrania na konto Vimeo. Na tej podstawie Integromat może utworzyć nowy element kolekcji Webflow i tym samym dodać nowy film na stronę, która dzięki EasyCart będzie dostępna wyłącznie dla klientów Twojego kursu:

Powyższą automatyzację możesz rozbudować o wysłanie wiadomości do uczestników z informacją o nagraniu. To również może wydarzyć się w pełni automatycznie.

💡 Pomysł: Istnieje też sposób automatycznego przesłania np. nagrania Zoom do Vimeo. W tym celu możesz wykorzystać aplikację Hazel lub File Juggler na Windowsie oraz desktopową wersję aplikacji Google Drive. Zapier może przesłać nagranie z Google Drive do Vimeo a Integromat zaktualizować filmy na Webflow. Magia!

Organizacja wiedzy

W trakcie kohorty mogą pojawiać się wzmianki ciekawych linków lub informacji, które warto zachować. W praktyce takie "smaczki" potrafią łatwo ginąć wśród tysięcy wymienionych wiadomości. Tym bardziej, że ręczne zapisywanie ich rzadko kiedy realizowane jest konsekwentnie przez cały czas trwania kursu.

W tym miejscu ponownie może Ci pomóc automatyzacja oraz organizowanie wiedzy w Notion lub Airtable. Zarówno w jednym jak i drugim przypadku masz możliwość udostępnienia zawartości uczestnikom Twojego kursu.

Jednocześnie możesz łatwo dodawać treści poprzez integrację z Discorem lub Slackiem. W przypadku Slacka istnieje możliwość dodawania reakcji do przesłanych wiadomości a następnie przechwytywania powiązanych z nimi treści z poziomu Integromatu.

Na tym etapie możesz również przyporządkować wybrane emoji do konkretnych kategorii treści i tym samym ułatwić sobie ich organizację.

Takie materiały możesz oznaczać samodzielnie lub zaangażować do tego również innych uczestników.

Podsumowanie kohorty

Zakończenie kohorty wcale nie musi oznaczać końca Twojego procesu. Uczestnicy konkretnej edycji mogą zostać dodani do nowych kanałów dla absolwentów i uzyskać dostęp do kolejnych edycji (również płatny). To wszystko możliwe jest jeżeli na początkowym etapie konfiguracji swojego kursu będziesz przechowywać informacje o uczestnikach w jednym miejscu.

Po zakończeniu edycji wręcz kluczowe jest:

• zebranie opinii i testimoniali
• przeprowadzenie badania NPS
• przygotowanie raportów

To wszystko sprawi, że przygotowanie kolejnej edycji będzie dla Ciebie prostsze oraz da Ci narzędzia i wiedzę, które pozwolą Ci ulepszyć kolejne wydania Twojego kursu.

Do zbierania opinii, testimoniali oraz badań NPS idealnie sprawdzą się Typeform oraz Tally.so. Tutaj tylko przypominam o zapisywaniu odpowiedzi w bazie Airtable, aby mieć do nich później łatwy dostęp.

W niektórych przypadkach (np. przy organizacji kursów dla firm) może pojawić się potrzeba zweryfikowania wiedzy uczestników lub wystawienia dokumentów potwierdzających udział i zdobycie nowych kompetencji. Same testy również mogą być zrealizowane z pomocą np. TypeForm a certyfikaty wygenerowane na podstawie kodu HTML / CSS z pomocą EasyBanner lub narzędzi takich jak BannerBear.

Przestrzeń na to, co ważne

Jak widzisz przygotowanie automatyzacji pozwoli Ci oszczędzić dziesiątki godzin pracy. W dodatku da Ci możliwość realizacji procesów, które są istotne, ale na które zawsze brakuje czasu i energii (np. zebranie opinii).

Wszystko co zapisałem powyżej wygląda jak wiele pracy do wykonania i nie jest to mylne wrażenie.

Jednak po pierwsze taką pracę wykonujesz tylko raz, a w dodatku nie musisz konfigurować wszystkich automatyzacji od razu. Możesz stopniowo usprawniać swoje procesy sprawiając, że każda kolejna edycja Twojego kursu będzie lepsza od poprzedniej a Ty będziesz mieć więcej przestrzeni na to, co najważniejsze:

Na dzieleniu się wiedzą z pasją i zaangażowaniem.

‍