Podatki na świecie - Poradnik dla twórców

Pewnie znasz to słynne stwierdzenie: „na tym świecie pewne są tylko śmierć i podatki”. Trudno się z tym nie zgodzić, prawda? Podatki są… wszędzie. A chociaż każdy z nich ma swoje specyficzne zastosowanie, jeden szczególnie dotyka naszych portfeli - podatek konsumpcyjny. To podatek, który obowiązuje praktycznie na całym świecie i choć w teorii obciąża klienta, w praktyce jednak jego wyliczenie i odprowadzenie należy do twórcy. Właśnie na nim się skupimy, bo jako twórca, właśnie ten podatek będziesz doliczać do swoich produktów i usług (a raczej będzie to robić automatycznie Easytools). Sprawdźmy, jak to wygląda w praktyce i czy rzeczywiście jest się czego obawiać!

Produkty i usługi cyfrowe

Na początek wyjaśnijmy sobie czym są produkty cyfrowe, ponieważ to od rodzaju Twojego produktu lub usługi zależy, jaki podatek musisz zapłacić.

Tak naprawdę nie ma jednej, uniwersalnej definicji produktu czy usługi cyfrowej. Każde państwo, a nawet niektóre stany, hrabstwa czy gminy, mają swoje własne wersje tego, co dokładnie uznawane jest za produkt cyfrowy.

Mimo to pewne cechy są wspólne dla większości definicji. Ogólnie rzecz biorąc, produkt cyfrowy to:

• treść lub usługa dostarczana przez Internet - najczęściej za pośrednictwem e-maila, poprzez pobranie z witryny internetowej lub dostęp uzyskany po zalogowaniu się na platformę,
• produkt, który istnieje w formie cyfrowej i został stworzony przez twórcę działającego w środowisku cyfrowym.

💡Termin "produkt cyfrowy" jest trudny do uchwycenia – ciągle się zmienia i ewoluuje. Każdego dnia powstają nowe rozwiązania, a technologia gna do przodu. Coś, co dziś nie wpasowuje się w tę definicję, jutro może już spokojnie być uznawane za produkt cyfrowy.

Produkty cyfrowe są nierozerwalnie związane z technologią - nie mogłyby istnieć bez środowiska cyfrowego. Istnieje jednak jeszcze jedna istotna cecha, która pojawia się w niektórych definicjach, np. w Unii Europejskiej czy w Wielkiej Brytanii: dostarczanie produktu cyfrowego musi być zautomatyzowane i wymagać minimalnej interwencji człowieka.

💡Unia Europejska od stycznia 2025 roku zalicza kursy prowadzone zdalnie, przez instruktora na żywo podobnie do produktów dostępnych on demand — ten podział przestaje stopniowo mieć znaczenie a klasyfikacja produktów i stawki podatków zaczynają być ujednolicone.

Oto lista przykładowych, najpopularniejszych, produktów cyfrowych:

• e-booki,
• obrazy, ilustracje, grafiki - dostępne do ściągnięcia czy wysłane automatycznie e-mailem,
• gry komputerowe - zarówno te, które można pobrać, jak i te dostępne online,
• kursy online i materiały e-learningowe,
• subskrypcje - usługi oferujące dostęp do treści lub narzędzi na zasadzie abonamentu, np. Netflix czy Spotify,
• oprogramowanie, w tym SaaS (Software-as-a-Service), PaaS (Platform-as-a-Service) i IaaS (Infrastructure-as-a-Service)
• szablony i motywy - gotowe do użycia projekty dla stron internetowych, prezentacji czy dokumentów,
• muzyka - utwory dostępne do pobrania lub streamingu na platformach muzycznych,
• strony internetowe i usługi hostingu stron internetowych.

Pamiętaj, aby nie traktować tej listy na “sztywno”. Przykładowo, oprogramowanie w 25 stanach USA podlega opodatkowaniu, a w 7 tylko wtedy, gdy klient musi je pobrać. Niektóre stany uznają oprogramowanie za usługę, a niektóre za produkt. Na Hawajach jest opodatkowane jako usługa, ponieważ usługi na ogół podlegają tam opodatkowaniu. Natomiast na Florydzie, gdzie usługi nie są opodatkowane, a tu uznaje się je za usługę, no cóż - nie doliczysz podatku.

💡Na szczęście, korzystając z Easytools, nie musisz się tym przejmować, bo deklarujesz swoją kategorię produktów, a to my dbamy o to, aby zastosować odpowiednią stawkę w konkretnej jurysdykcji. Tych stawek jest całe mnóstwo!

Dlaczego jako twórca cyfrowy musisz przejmować się podatkiem konsumpcyjnym?

Podatek konsumpcyjny to temat, którego nie da się zignorować, jeśli jesteś twórcą cyfrowym. Żyjemy w czasach, gdy sprzedaż produktów i usług cyfrowych nie ma żadnych ograniczeń. Możesz sprzedawać je na całym świecie - wystarczy, że Twój potencjalny klient ma dostęp do Internetu. A Ty, niezależnie od tego, czy oferujesz e-booki, kursy online, muzykę, grafiki czy oprogramowanie, musisz naliczyć odpowiednią stawkę podatku zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Temat podatków często budzi obawy. Wiele osób postrzega je jako zło konieczne, które komplikuje życie. Jednak w gruncie rzeczy chodzi o to, żeby naliczyć odpowiednią stawkę podatku - jeśli w ogóle musisz to robić - a potem odprowadzić zebrane pieniądze do konkretnego urzędu skarbowego.

A co ze stawką? Z reguły zależy od lokalizacji Twojego klienta, ale spokojnie, nie ma co panikować. Choć na pierwszy rzut oka może się to wydawać skomplikowane, wcale takie nie jest! Istnieje cała masa rozwiązań, które Ci w tym pomagają. Na przykład, wiele systemów automatycznie nalicza odpowiednią stawkę podatku na podstawie lokalizacji klienta.

📢 Produkty cyfrowe to specyficzna i szybko rozwijająca się branża, która wymusza na państwach regularne dostosowywanie przepisów. Przez lata wiele krajów nie zwracało na nią uwagi, aż w końcu zdały sobie sprawę, że tracą przez to duże pieniądze. W efekcie zaczęto wprowadzać regulacje, które wymagają doliczania podatku obowiązującego w kraju klienta - a potem rozliczenia go z lokalnym urzędem.

Potencjalnym rozwiązaniem tego problemu jest korzystanie z tzw. Merchant of Record, czyli po prostu z firmy, która de facto sprzedaje w swoim imieniu Twoje produkty, widnieje na fakturach i rachunkach, a Ty dzięki temu nie musisz przejmować się compliance i podatkami. Brzmi jak rozwiązanie idealne? Niestety, w praktyce tak nie jest. Choć instytucja MoR ma swoje dobre strony dla niektórych biznesów, dla cyfrowych twórców może sprawiać dodatkowe problemy, a także jest dużo droższa, niż rozliczanie podatków samodzielnie. Niestety, typowe produkty twórców jak kursy czy ebooki często też nie zaliczają się do katalogu, które obsługują MoR, bardziej koncentrujący się na SaaS i sprzedaży oprogramowania. Więcej możesz przeczytać w tym artykule o MoR.

Na szczęście, jako twórca działający globalnie, możesz ogarnąć podatki na własną rękę (z naszą pomocą) i nie potrzebujesz do tego Merchant of Record, jak Paddle, Gumroad czy Lemon Squeezy. Jednak warto mieć przynajmniej podstawowe pojęcie o tym, jak te podatki działają. Dlatego stworzyliśmy ten przewodnik - żeby rozwiać wszelkie wątpliwości i uczynić te skomplikowane sprawy podatkowe bardziej przyjaznymi! 🙂

Czym jest podatek konsumpcyjny?

Podatek konsumpcyjny to opłata, która towarzyszy nam na każdym kroku – przy zakupie ulubionej kawy, płaceniu za zakupy spożywcze, wycieczkę, e-booka czy subskrypcję Netflixa. Wszyscy jesteśmy jego „ofiarami” - niemal każda transakcja obciążona jest jakimś rodzajem podatku konsumpcyjnego, a jego wysokość zależy od stawki i ceny produktu.

Podatki konsumpcyjne przybierają różne formy w zależności od kraju, a ich nazwy mogą się różnić. Spotkasz VAT (Value Added Tax), który jest popularny w krajach Unii Europejskiej, GST (Goods and Services Tax) w Australii, Kanadzie czy Singapurze, oraz sales tax w Stanach Zjednoczonych. Choć różnią się zasadami i stawkami, ich głównym celem jest obciążenie konsumenta w momencie zakupu.

Dla Ciebie jako twórcy cyfrowego podatek konsumpcyjny jest istotny. Niezależnie od tego, czy sprzedajesz e-booki, kursy online czy oprogramowanie, musisz pamiętać, by doliczać go do swoich produktów. Następnie, pełniąc funkcję pośrednika, musisz odprowadzić zebrane podatki do urzędów skarbowych. Zaraz dowiesz się, jak można to wszystko uprościć, na początku jednak…

Przyjrzyjmy się bliżej podatkom VAT, GST i sales tax! Wcześniej jednak wyjaśnijmy sobie, czym w ogóle jest jurysdykcja podatkowa, ponieważ to ona określa, które przepisy i stawki podatkowe mają zastosowanie do Twoich transakcji. No to lecimy! 🙂

Jurysdykcja podatkowa - czym jest i dlaczego ma znaczenie?

Jurysdykcja podatkowa to obszar, który ma swoje własne przepisy dotyczące podatków. Każde miejsce może mieć różne zasady - ustalać własne stawki, decydować jakie produkty i usługi podlegają opodatkowaniu, a jakie nie, określać terminy składania deklaracji itd.

Jurysdykcje podatkowe ustalają własne:

• stawki podatkowe - czyli wysokość podatku, jaki musisz zapłacić,
• rodzaje produktów i usług - które są opodatkowane, zwolnione z podatku lub mają stawkę zerową,
• progi rejestracyjne - które określają, od jakiej wysokości sprzedaży musisz zarejestrować się jako płatnik podatku,
• terminy składania deklaracji - czyli jak często musisz składać zeznania podatkowe.

[fs-toc-omit]Co to dla Ciebie oznacza?

Jako twórca musisz przestrzegać przepisów podatkowych w każdym kraju, w którym są Twoi klienci, a nie tylko w tym, w którym masz zarejestrowaną działalność. Jeśli sprzedajesz e-booki czy kursy online klientom z  Hiszpanii, Finlandii i z Alaski, musisz stosować się do zasad podatkowych w każdym z tych regionów. W szczególności oznacza to, że musisz obliczyć i pobrać podatek w zależności od kraju, z którego pochodzi kupujący, a także rozliczyć się z urzędem w tym kraju.

💡Na szczęście, pomagamy Ci w tym na Easytools! Jeśli włączysz opcję Easybilling, automatycznie wyliczymy podatek w koszyku, a także dostarczymy Ci raport, na podstawie którego Ty lub Twoja księgowa złożycie zeznanie

💡Możesz także skorzystać z polecanych przez nas firm, które pomogą Ci kompleksowo w rejestracji i rozliczaniu podatku w krajach, w których przekroczysz progi podatkowe.

[fs-toc-omit]Dlaczego to takie ważne?

Niedostosowanie się do przepisów może prowadzić do kar i problemów prawnych. Jeśli nie zarejestrujesz się do celów podatkowych w odpowiednim czasie i nie będziesz naliczać podatku swoim klientom, a urząd skarbowy zacznie interesować się Twoją działalnością, będziesz musiał nie tylko zapłacić zaległy podatek, ale także odsetki. Dodatkowo może Cię spotkać kara finansowa. Zrozumienie i stosowanie lokalnych przepisów podatkowych pozwala uniknąć tych kłopotów i zapewnia zgodność z obowiązującymi regulacjami.

💡 W praktyce, jest mnóstwo przypadków firm, które otwarcie przyznają, że nie odprowadzały podatków, do kosmicznych progów przychodów (w setki milionów dolarów). Ostatnio jedna z nich została sprzedana za 500 mln dolarów a kwestię podatkową miała zupełnie niezaadresowaną. To prawda, że na razie kraje aktywnie nie egzekwują swoich należności, zwłaszcza od niewielkich twórców (niektóre kraje nawet arbitralnie umarzają małe zobowiązania). Nie znaczy to jednak, że w przeciągu najbliższych lat ten system się nie uszczelni. Jeśli do tej pory nie adresowałeś tego problemu, możliwe, że nie ma co aż tak bardzo się przejmować i panikować - ale na pewno warto zadbać o to w przyszłości, zwłaszcza, że możliwości weryfikacji internetowych transakcji stale rosną.

To wcale nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać 🙂 W wielu jurysdykcjach, choćby w USA, obowiązują wysokie progi rejestracyjne, które trudno przekroczyć. Z kolei w Europie dzięki VAT OSS możesz rozliczyć sprzedaż z 27 krajów Unii za pomocą jednej kwartalnej deklaracji. A do tego są dedykowane narzędzia księgowe, które pomogą Ci w zarządzaniu podatkami – od naliczenia prawidłowej kwoty podatku, przez pobranie płatności, aż po wystawienie właściwej faktury. W Easytools również Cię w tym wspieramy!

Czas na szczegóły!

Teraz gdy masz już ogólne pojęcie o jurysdykcji podatkowej i konsekwencjach nienaliczania i odprowadzania podatków do odpowiednich organów, przyjrzyjmy się konkretnym rodzajom podatków, które mogą dotyczyć Twojej działalności -  VAT, GST oraz sales tax.

Co to jest VAT (Value-Added Tax)?

VAT, czyli podatek od wartości dodanej, wkrada się w każdą transakcję. Co to dokładnie oznacza? Wartość dodana to różnica między ceną, za którą sprzedajesz towar lub usługę, a kosztami ich wytworzenia. Krótko mówiąc, VAT nalicza się na każdym etapie, na którym produkt lub usługa zyskuje na wartości.

💡 Wyobraź sobie, że tworzysz e-booka. Zatrudniasz grafika, który przygotowuje profesjonalne ilustracje i okładkę. Dzięki pracy grafika Twój e-book staje się bardziej atrakcyjny, co pozwala Ci sprzedać go drożej. Ta różnica w wartości, którą grafik dodał, to właśnie wartość dodana.

Jako twórca cyfrowy dodajesz VAT do ceny końcowej produktu, którą płaci Twój klient i ostatecznie to on płaci VAT (choć Ty musisz go rozliczyć i odprowadzić). VAT w praktyce nie jest, jak niektórzy podnoszą, neutralny dla przedsiębiorców. Faktycznie podnosi on cenę produktu, a zatem i wpływa na konwersję. Jest istotna korelacja pomiędzy tym, że twórca zarabia mniej, im wyższe są stawki podatku.

Jest też jednak dobra wiadomość. VAT, który zapłaciłeś na wcześniejszych etapach produkcji swojego produktu czy usługi, możesz odliczyć od VAT-u, który zbierasz od klientów. Pamiętasz grafika, który przygotował ilustrację do Twojego e-booka? Otrzymałeś od niego fakturę i zapłaciłeś VAT? Ten zapłacony VAT to VAT naliczony. Natomiast VAT, który płacą Twoi klienci, nazywamy VAT-em należnym. Na koniec okresu rozliczeniowego możesz odliczyć VAT naliczony od VAT-u należnego i tę różnicę przekazać do urzędów skarbowych.

Podatek VAT funkcjonuje w wielu jurysdykcjach na całym świecie, są to m.in.:

• Unia Europejska
• Wielka Brytania
• Norwegia
• Szwajcaria
• Bośnia i Hercegowina
• Islandia
• Argentyna
• Chile
• Ekwador
• Tajlandia
• Wietnam
• Zjednoczone Emiraty Arabskie

Stawki VAT różnią się w zależności od kraju. W Unii Europejskiej stawki wahają się od 17% do 27%. W Szwajcarii, która nie jest częścią UE, standardowa stawka VAT wynosi 7,7%.

Co to jest GST (Goods and Services Tax)

Podatek GST jest bardzo podobny do VAT, ponieważ, podobnie jak VAT, jest podatkiem konsumpcyjnym. Ostateczny koszt podatku ponosi (w teorii) konsument, a nie przedsiębiorca. Ty jako sprzedawca odgrywasz rolę pośrednika: naliczasz podatek i zbierasz go od swoich klientów, a później przekazujesz go do odpowiedniego urzędu w ustalonej wysokości.

Obecnie podatek GST obowiązuje w 8 krajach na świecie:

• Australia
• Kanada
• Indie
• Malediwy
• Malezja
• Nowa Zelandia
• Papua-Nowa Gwinea
• Singapur

Oczywiście stawki podatku GST różnią się w zależności od kraju, na przykład w Australii GST wynosi 10%, a w Nowej Zelandii 15%.

Możliwość odliczenia podatku GST działa na podobnej zasadzie jak w przypadku VAT - przedsiębiorcy mogą odliczać GST, który zapłacili przy zakupie towarów i usług potrzebnych do prowadzenia działalności gospodarczej. Jednak jeśli chcesz skorzystać z tego prawa, musisz spełnić konkretne warunki. Przykład? Możesz odliczyć australijski podatek GST tylko wtedy, jeśli zarejestrujesz się co celów podatkowych w standardowym, a nie uproszczonym trybie.

[fs-toc-omit]GST, HST, PST, QST i RST, czyli podatek konsumpcyjny po kanadyjsku

GST to federalny podatek konsumpcyjny obowiązujący w całej Kanadzie. Oprócz niego niektóre prowincje wprowadzają swoje lokalne podatki. Na przykład PST, czyli prowincjonalny podatek od sprzedaży, który wynosi od 7 do 10%. Niektóre prowincje stosują PST, a inne mają własne wersje podatku. Quebec wprowadził podatek od sprzedaży w Quebecu (QST), z kolei Manitoba ma podatek od sprzedaży detalicznej (RST).

Stawki podatku w Kanadzie są tym samym trochę zróżnicowane. 5% GST obowiązuje m.in. w Albercie, Kolumbii Brytyjskiej, Manitobie, Quebecu, Saskatchewan i Jukonie. W Ontario jest 13% podatek HST, a 15% występuje w Nowym Brunszwiku, Nowej Fundlandii czy w Nowej Szkocji.

Prowincje radzą sobie z tym podwójnym opodatkowaniem na dwa sposoby:

• łączna kwota podatku – pięć prowincji połączyło GST z lokalnymi podatkami, tworząc HST, czyli zharmonizowany podatek od sprzedaży; w tym przypadku obowiązuje jedna, uproszczona stawka podatkowa,
• osobny podatek – w niektórych prowincjach, oprócz GST, musisz doliczyć wspomniane wyżej PST, QST lub RST; każdy z tych podatków ma oddzielny proces rejestracji i składania deklaracji.

Co to jest sales tax?

Podatek od sprzedaży w Stanach Zjednoczonych, znany jako sales tax, to podatek konsumpcyjny, płacony przy ostatecznym zakupie produktu przez konsumenta. W USA nie ma podatku od sprzedaży na poziomie krajowym. Zamiast tego, każdy stan i lokalne władze mają możliwość ustalania własnych przepisów i stawek podatkowych. No i cóż, chętnie z tego korzystają.

W rezultacie istnieje ponad 12 tysięcy jurysdykcji podatkowych. Tak, dobrze przeczytałeś - DWANAŚCIE TYSIĘCY! To sprawia, że przestrzeganie przepisów podatkowych jest skomplikowane. Ale tylko pozornie! W dalszej części wyjaśnimy Ci, czym są progi podatkowe i dlaczego tak bardzo je lubimy! 🙂 Teraz wróćmy jeszcze na chwilę do podatków.

W Stanach Zjednoczonych 45 stanów oraz Dystrykt Kolumbii pobierają podatek od sprzedaży na poziomie stanowym, a 5 stanów w ogóle nie nalicza takiego podatku. Są to:

• Alaska
• Delaware
• Montana
• New Hampshire
• Oregon

38 stanów ma dodatkowo formę lokalnego podatku od sprzedaży. Podatek ma wtedy kilka “poziomów” - stanowy i lokalne. To sprawia, że stawki podatku w USA są różne i wahają się od 0% do nawet 12%!

Warto wiedzieć: Większość stanów stosuje podatek oparty na miejscu przeznaczenia, czyli przy ustalaniu stawki podatku pod uwagę bierze się lokalizację klienta. Jednak kilka stanów opiera swoje podatki na miejscu pochodzenia. W takiej sytuacji podatek naliczasz zgodnie ze stawką obowiązującą w miejscu prowadzenia Twojej firmy.

W kilku stanach produkty cyfrowe z reguły nie podlegają opodatkowaniu, m.in. na Florydzie, w Illinois, Massachusetts czy Michigan. Warto być jednak ostrożnym, ponieważ zarówno w Michigan, jak i w Massachusetts gry komputerowe i oprogramowanie są opodatkowane, jeśli są pobierane.

Ufff, dość skomplikowane, prawda? Przed nami jednak najlepsza część.

Dlaczego pokochasz progi podatkowe (thresholds)?

Progi podatkowe to prawdziwe wybawienie dla twórców cyfrowych. Dzięki nim w większości jurysdykcji możesz uniknąć naliczania podatku swoim klientom. Brzmi świetnie, prawda? Przyjrzyjmy się temu bliżej!

Próg podatkowy to kwota sprzedaży, którą musisz przekroczyć w danym kraju, aby pojawił się obowiązek rejestracji do celów podatkowych. Dopiero, wtedy gdy to zrobisz, musisz zacząć naliczać odpowiedni podatek (od kolejnych transakcji), zbierać go od swoich klientów i odprowadzać do urzędów. Ale jeśli nie osiągniesz tej kwoty - nie musisz się martwić o żaden podatek! To oznacza mniej „papierkowej” roboty z jednej strony, a z drugiej - Twoi klienci płacą mniej za Twoje produkty. W rezultacie masz naprawdę konkurencyjne ceny i szansę na lepsze wyniki sprzedaży.

[fs-toc-omit]Progi podatkowe w USA i Kanadzie

W Stanach Zjednoczonych progi podatkowe są dość wysokie. Typowy próg rejestracji podatkowej to 200 transakcji lub 100 000$ sprzedaży w poprzednim, lub bieżącym roku kalendarzowym. W niektórych stanach te limity są jeszcze wyższe - np. w Kalifornii próg wynosi aż 500 000 $! Progi są ustalane osobno w każdym stanie, więc ich przekroczenie to nie taka łatwa sztuka.

Jeśli przekroczysz próg podatkowy, będziesz musiał zarejestrować się do celów podatkowych w danym stanie, co oznacza, że zaczynasz być odpowiedzialny za zbieranie podatku od sprzedaży. To zjawisko nazywa się "nexus", a dokładnie “economic nexus”, ponieważ dotyczy Twojej aktywności ekonomicznej. W praktyce nexus oznacza, że Twoja firma ma wystarczająco bliski kontakt z danym stanem, by być zobowiązaną do przestrzegania jego przepisów podatkowych.

W Kanadzie próg podatkowy wynosi 30 000 CA$, jednak niektóre prowincje mają swoje własne regulacje. Przykładowo, w Saskatchewan w ogóle nie ma progu podatkowego i musisz zarejestrować się do podatku PST od pierwszej transakcji, a Kolumbia Brytyjska wprowadziła swój własny próg podatkowy w wysokości 10 000 CA$.

[fs-toc-omit]Progi podatkowe w Europie

Na terenie Unii Europejskiej podatek musisz naliczać od pierwszej transakcji, jednak jego wysokość i sposób rozliczenia możesz uzależnić od rocznego progu sprzedaży 10 000 € (bez podatku VAT).

O co chodzi? Jeśli Twoja sprzedaż jest poniżej tej kwoty, możesz naliczać stawkę podatku obowiązującą w Twoim kraju, a nie w kraju Twojego klienta. Każdą sprzedaż zagraniczną traktujesz wtedy jak sprzedaż krajową. Dopiero po przekroczeniu tej kwoty ciąży na Tobie obowiązek rejestracji do celów podatkowych w krajach, w których sprzedajesz swoje produkty i naliczania stawki podatku VAT obowiązującej w kraju Twojego klienta.

Przykład: Masz siedzibę we Francji, a Twoi klienci pochodzą z Węgier. Jeśli Twoja sprzedaż nie przekracza 10 000 €, możesz naliczać stawkę VAT obowiązującą w Twoim kraju, czyli 20%, zamiast 27% obowiązujących na Węgrzech.

Progi podatkowe obowiązują jednak w niektórych krajach europejskich, np.:

• Norwegia – 50 000 NOK
• Andora – 40 000 €
• Bośnia i Hercegowina – 50 000 BAM
• Islandia – 2 000 000 ISK

W Szwajcarii obowiązuje próg podatkowy 100 000 CHF, jednak odnosi się do łącznej sprzedaży na całym świecie.

Wielka Brytania nie wprowadziła progów podatkowych, co oznacza, że musisz zarejestrować się do celów VAT od pierwszej transakcji.

💡W ramach Easytools istnieje funkcja, która pozwala Ci wyłączyć sprzedaż do krajów z natychmiastowym obowiązkiem podatkowym. To gwarantuje spokój, bo nie musisz od początku zawracać sobie głowy rejestracją i podatkami. Zwykle to dość egzotyczne kraje, do których i tak nie sprzedajesz swoich produktów lub stanowią one margines - nie ma się co tym przejmować. Wyjątkiem jest tutaj jedynie Europa (OSS) i UK, do których warto rozważyć rejestrację w pierwszej kolejności. Mamy odpowiednie poradniki i nie jest to takie trudne. Poza tym możemy polecić Ci firmy, które wszystko zrobią za Ciebie.

[fs-toc-omit]Progi podatkowe w pozostałych częściach świata

Progi podatkowe obowiązują w wielu jurysdykcjach na całym świecie. Oczywiście limity są zróżnicowane, jednak jeśli odnotujesz sprzedaż poniżej określonej kwoty, możesz uniknąć procedur związanych z rejestracją i rozliczeń podatkowych.

• Australia – 75 000 A$
• Egipt – 500 000 EGP
• Indonezja – 600 000 000 IDR
• Japonia – 10 000 000 ¥
• Malezja – 500 000 MYR
• Nowa Zelandia – 60 000 NZ$
• Singapur – 100 000 SGD
• Tajlandia – 1 800 000 THB

Progi podatkowe bardzo ułatwiają sprawę, okazuje się bowiem, że bardzo często nie musisz w ogóle naliczać podatku do swoich produktów. Tak naprawdę, wystarczy czasami “pilnować” tego, aby sprzedaż w danej jurysdykcji nie przekroczyła tej kwoty. Dzięki temu nie musisz przejmować się podatkami. A nawet jeśli przekroczysz limit, to rozliczenie tych wszystkich transakcji jest nie wcale tak trudne, jak może się na początku wydawać.

💡W praktyce, Easytools pilnuje tych progów za Ciebie! Dokładnie zliczamy sprzedaż do każdego z krajów i zestawiamy ją z progami podatkowymi. Kiedy zbliżasz się do progów, informujemy Cię o tym mailowo i wtedy możesz albo zarejestrować się i odprowadzać podatki, albo wyłączyć dany kraj ze sprzedaży do końca roku. Mamy też funkcję, która pozwoli Ci automatycznie wyłączać kraje, gdzie jesteś blisko przekroczenia progów. Totalny komfort!

💡Czy warto obawiać się, że stracimy sprzedaże wyłączając kraje? Z naszego doświadczenia, nie aż tak bardzo. Konsekwencją wyłączenia danego kraju jest brak tej opcji na liście w koszyku a nie jego blokadę.

Merchant of Record a progi podatkowe, czyli związek nieidealny

Wielu twórców, obawiając się rozliczeń podatkowych, korzysta z usług Merchant of Record (MoR), takich jak Lemon Squeezy, Paddle czy Gumroad. W tym modelu MoR sprzedaje Twoje produkty i rozlicza za Ciebie wszystkie podatki. Brzmi wspaniale, prawda?

Problem polega na tym, że gdy już rozumiesz progi podatkowe, wiesz, że w ten sposób zarabiasz mniej. MoR dawno przekroczyli progi podatkowe we wszystkich jurysdykcjach, ponieważ działają w imieniu tysięcy sprzedawców.

A teraz wyobraź sobie, że sprzedajesz swoje produkty wyłącznie na terenie USA lub w innym kraju, gdzie obowiązują progi podatkowe i nie przekraczasz limitów. Nie musisz więc rejestrować się do celów podatkowych, naliczać podatku, wypełniać deklaracji i przesyłać zgromadzonych pieniędzy do urzędów. Prościej i bardziej opłacalnie, prawda?

I jasne - pewnie skorzystanie z usług MoR bywa w niektórych przypadkach uzasadnione, ale jeśli Ty, jako indywidualny sprzedawca, nie przekraczasz progów podatkowych, dlaczego miałbyś w ogóle korzystać z usług MoR?

Jeśli chcesz poczytać więcej na ten temat i zobaczyć na konkretnym przykładzie, o ile mniej zarobisz z MoR, zerknij tutaj. Te kwoty robią dużą różnicę.

Dotychczas wyjaśniliśmy sobie naprawdę dużo. Podsumujmy to krótko, zanim przejdziemy do kolejnego wątku:

✅ Jako twórca, możesz sprzedawać swoje produkty i usługi na całym świecie, jednak do cen produktów musisz doliczać podatek konsumpcyjny.

✅ Podatek konsumpcyjny funkcjonuje pod różnymi nazwami – VAT, GST, sales tax. Stawki tych podatków różnią się w zależności od kraju/jurysdykcji podatkowej.

✅ Z reguły powinieneś doliczyć stawkę podatku, jaka obowiązuje w kraju Twojego klienta. Zebrany podatek musisz później przekazać do odpowiedniego organu podatkowego.

✅ Istnieją pewne reguły, które zwalniają Cię z obowiązku pobierania podatku, np. progi podatkowe. Jeśli ich nie przekraczasz nie musisz w ogóle doliczać podatku do cen.

A teraz pora przyjrzeć się temu, jak wygląda rejestracja, składanie deklaracji i odprowadzanie podatku, czyli przechodzimy do trochę nudniejszej części. No, chyba że lubisz wypełniać formularze.

Rejestracja do celów podatkowych

Rejestracja do podatków w wielu krajach jest teraz wygodna, ponieważ cały proces można przeprowadzić online. To ogromne ułatwienie - wszystko można zrobić szybko i bez wychodzenia z domu 🙂 Nie musisz martwić się żmudnymi formalnościami ani wizytami w urzędach (kto to lubi?), bo zarejestrować możesz się w zaciszu swojego biura.

💡 Współpracujemy z firmami, które ten proces mogą wykonać za Ciebie, za niewielką opłatą. Nie tylko zarejestrują Cię do podatku, ale też rozliczą go i złożą zeznania. Jeśli przekraczasz progi w wielu krajach, na pewno zarabiasz wystarczająco dużo, aby uzasadnić wydatek na taką profesjonalną usługę. Jeśli jednak to lubisz - możesz wszystko wykonać samodzielnie.

[fs-toc-omit]Rejestracja do VAT OSS w EU

Prawdopodobnie jest to jedna z niewielu rejestracji, którą będziesz chciał mieć jako twórca. Na pewno planujesz przekroczyć progi w UE. Pamiętasz limit €10 000? Jeśli go przekroczysz, masz dwie możliwości:

• zarejestrować się do celów podatkowych w każdym kraju, w którym prowadzisz sprzedaż, i tam rozliczać VAT (tego nie chcemy),
• zarejestrować się do systemu VAT OSS, aby rozliczyć sprzedaż z całej Unii Europejskiej za pomocą jednej, kwartalnej deklaracji.

Rejestracja do VAT OSS jest dobrowolna. To Ty decydujesz, czy skorzystasz z uproszczonej procedury, czy będziesz rozliczać swoją sprzedaż oddzielnie w każdym kraju. Możesz zarejestrować się również przed przekroczeniem progu, co jest dobrym rozwiązaniem, jeśli wiesz, że przekroczysz limit i nie chcesz tego pilnować, lub jeśli stawki VAT w krajach, gdzie masz klientów, są korzystniejsze.

💡 Polecamy właśnie tak zrobić - zarejestrować się do OSS od razu, nawet przed rozpoczęciem sprzedaży. Jeśli bowiem przekroczysz próg €10 000 bez rejestracji, później będzie ona utrudniona.

Dzięki VAT OSS zgłaszasz i płacisz VAT w jednym państwie członkowskim, zamiast rejestrować się i składać deklaracje w każdym kraju, gdzie prowadzisz sprzedaż. Jeśli Twoja firma ma siedzibę w jednym z państw członkowskich, powinieneś zarejestrować się do VAT OSS w swoim kraju (procedura unijna). Jeśli pochodzisz spoza UE, wystarczy, że wybierzesz dowolne państwo członkowskie, w którym się zarejestrujesz (procedura nieunijna).

💡 Państwo, w którym się rejestrujesz, nazywamy państwem identyfikacji, natomiast państwa, w których prowadzisz sprzedaż to państwa konsumpcji.

💡 Do rejestracji dla firm spoza EU zwykle poleca się urząd w Irlandii, który ma prostą procedurę i dobrze działające internetowe wnioski, a dodatkowo - wszystko jest po angielsku.

Procedura rejestracji będzie różnić się w zależności od kraju, jednak w każdym przypadku musisz podać podstawowe dane na temat Twojej działalności, m.in. identyfikator podatkowy, nazwę firmy, adres siedziby, dane kontaktowe czy numer rachunku bankowego do rozliczeń z urzędem.

Warto wiedzieć: W procedurze unijnej nie przyznaje się nowego numeru VAT; używany jest krajowy numer identyfikacyjny, który już posiadasz. W procedurze nieunijnej państwo, w którym dokonujesz rejestracji, nada indywidualny numer identyfikacyjny VAT.

Możesz również wyznaczyć pełnomocnika, który będzie działał w Twoim imieniu, jednak proces rejestracji i składanie deklaracji raz na kwartał to naprawdę nie jest aż tak skomplikowana sprawa. Szczególnie gdy systemy takie jak Easytools dostarczają Ci wszystkie niezbędne informacje i jedyne, co musisz zrobić, to wypełnić deklarację na podstawie tych danych i wykonać jeden przelew.

Proces rejestracji w systemie VAT OSS opisaliśmy w tym przewodniku.

[fs-toc-omit]Rejestracja do VAT w Wielkiej Brytanii

Jako kolejną rejestrację, w zasadzie od pierwszej transakcji, warto rozważyć UK. Wystąpienie Wielkiej Brytanii z Unii Europejskiej narobiło trochę zamieszania, również w kwestiach podatkowych. Na szczęście UK wprowadziła rejestrację online, która jest dostępna pod adresem: https://www.gov.uk/log-in-register-hmrc-online-services

HM Revenue & Customs (HMRC), czyli brytyjski urząd podatkowy, umożliwia:

• rejestrację online,
• rejestrację pocztą tradycyjną na adres HMRC.

Rejestrację możesz również zlecić agentowi, pracownikowi lub innej upoważnionej osobie, nawet znajomemu, a także zrobić to na własną rękę. My oczywiście polecam tę ostatnią opcję, bo podobnie jak w przypadku VAT OSS, rozliczenie podatku w UK nie jest skomplikowane.

Wniosek rejestracyjny wypełnisz w kilka minut. Składa się z 6 kroków, a jeśli korzystasz z czyjejś pomocy, pojawi się dodatkowa sekcja, w której ta osoba będzie musiała zamieścić informacje na swój temat. Podczas rejestracji musisz podać podstawowe informacje na temat Twojej działalności, wybrać kody SIC, które najdokładniej scharakteryzują, czym zajmuje się Twoja firma, opisać rodzaj towarów i usług, które sprzedajesz, podać adres Twojej strony www czy załączyć dokumenty potwierdzające Twoją tożsamość.

HMRC potrzebuje około tygodnia, aby rozpatrzyć Twój wniosek. Potwierdzenie powinieneś otrzymać na swoim koncie online. Po zarejestrowaniu się do VAT otrzymasz m.in. 9-cyfrowy numer rejestracyjny VAT, który należy umieścić na wszystkich wystawianych fakturach, informacje o terminie złożenia pierwszej deklaracji VAT i płatnościach, a także potwierdzenie daty rejestracji.

Więcej na ten temat znajdziesz pod tym linkiem. Opisujemy tu bardzo szczegółowo proces rejestracji dostępny na stronie HMRC.

[fs-toc-omit]Rejestracja do sales tax w USA

Stany Zjednoczone to bardziej skomplikowany temat, ponieważ nie tylko każdy ze stanów ma swoje własne regulacje, ale także władze lokalne, np. hrabstwa, ustanawiają własne procedury i podatki. Na szczęście, poszczególne stany mają wysokie progi, aż do $500 000 w Kaliforni, a niektóre stany jak Delaware nie mają w ogóle podatku. Gdyby to wszystko uśrednić, w całych stanach rocznie możesz zarobić kilka milionów dolarów i nie musisz rejestrować się do sales tax.

USA dążą do wprowadzenia systemu, który ułatwiłby sprzedawcom rejestrację i rozliczanie. Obecnie możesz zarejestrować się jednocześnie we wszystkich 24 stanach objętych uproszczonym systemem SSUTA (Streamlined Sales Tax Registration System), w ramach jednego procesu rejestracji. Prawdopodobnie w niedalekiej przyszłości kolejne stany do niego dołączą.

Niestety, system ma dużą wadę. Jeśli zarejestrujesz się do SSUTA, będziesz musiał zapłacić podatki również w tych stanach, w których nie przekroczyłeś progu, czyli tam gdzie nie masz nexusa. Dla SSUTA nie ma to absolutnie żadnego znaczenia - skoro się zarejestrowałeś, to musisz rozliczać podatek we wszystkich 24 stanach.

Progi rejestracyjne są jednak tak wysokie, że Stany Zjednoczone nie powinny zaprzątać Twojej głowy. I nie zrozum nas źle - nie chodzi o to, że nie wierzymy w Twoje produkty czy usługi, a tym bardziej w osiągnięcie wysokich zysków. Jednak 100 000 $ w każdym stanie to naprawdę duże wyzwanie. Zresztą, jeśli Twoi klienci są rozproszeni po USA i nie koncentrujesz się na jednej, konkretnej lokalizacji, przekroczenie progów raczej prędko Ci nie grozi, a resetują się one co roku.

[fs-toc-omit]Tax Permit - pozwolenie podatkowe

Załóżmy jednak, że przekroczyłeś próg. W pierwszej kolejności musisz mieć ważne zezwolenie na podatek od sprzedaży w USA. Możesz uzyskać je online, a numer zezwolenia otrzymasz prawdopodobnie natychmiast, a najpóźniej w przeciągu 10 dni roboczych. Podczas rejestracji będziesz musiał podać m.in. dane kontaktowe, numer ubezpieczenia społecznego czy formę prawną prowadzonej działalności.

Jeśli uzyskasz zezwolenie, możesz zacząć naliczać podatek.

Pod tym linkiem znajdziesz informacje na temat podatków w USA.

Tu z kolei opisaliśmy krótko wszystkie 50 stanów.

[fs-toc-omit]Rejestracja do GST w Kanadzie

W przypadku Kanady musisz zarejestrować się do GST/HST, a dodatkowo - jeśli masz klientów w jednej z 4 prowincji, które wprowadziły lokalny podatek, musisz zarejestrować się osobno w ich systemach. Mowa tutaj o Kolumbii Brytyjskiej, Saskatchewan, Quebec i Manitobie.

Wszędzie możesz zarejestrować się online, a szczegóły znajdziesz na stronie rządowej tutaj.

Możesz skorzystać z uproszczonej rejestracji do GST/HST i nie musisz mieć kanadyjskiego konta bankowego, a podatek możesz zapłacić nawet w euro! Wadą uproszczonej rejestracji jest brak możliwości ubiegania się o zwrot zapłaconego podatku. Ale jeśli mieszkasz poza Kanadą i nie kupujesz nic w tej lokalizacji, lepiej skorzystać z uproszczonej rejestracji 🙂

Poniżej znajdziesz strony, na których możesz zapoznać się z procesami rejestracji:

• Kolumbia Brytyjska
• Monitoba
• Saskatchewan
• Quebec

Podobnie jak w pozostałych przypadkach musisz najczęściej podać podstawowe dane na Twój temat, na temat Twojej działalności, sprzedawanych produktów i świadczonych usług. System kanadyjski nie wymaga od Ciebie zatrudnienia lokalnego przedstawiciela podatkowego. Wszystko możesz zrobić na własną rękę.

[fs-toc-omit]Rejestracja do GST w Australii

Australia wprowadziła dwa sposoby rejestracji dla zagranicznych sprzedawców - uproszczony oraz standardowy. Pierwszy z nich jest zaprojektowany z myślą o sprzedawcach z innych krajów, jednak - podobnie, jak w przypadku Kanady - nie będziesz mógł odliczyć podatku naliczonego. Jeśli jednak nie ponosisz żadnych kosztów w Australii, nie ma to chyba znaczenia, prawda?

Na samym początku musisz utworzyć konto w AUSid, które umożliwi Ci rejestrację, raportowanie i płacenie podatku od towarów i usług GST. Po utworzeniu konta musisz zalogować się do usług online dla nierezydentów. Następnie, przy użyciu AUSid możesz zarejestrować się w celu uzyskania uproszczonego GST.

Proces rejestracji jest bardzo przejrzysty i wymaga od ciebie podania minimum informacji, nie musisz nawet udowadniać swojej tożsamości. Po pomyślnej rejestracji otrzymasz australijski numer referencyjny (ARN), który będzie Twoim identyfikatorem w systemie.

[fs-toc-omit]Rejestracja podatkowa w innych miejscach na świecie

Rejestracje podatkowe wyglądają całkiem podobnie w innych regionach świata. Z reguły możesz zarejestrować się do celów podatkowych online, chociaż w wielu miejscach możesz zrobić to również e-mailowo, a nawet pocztą tradycyjną. Oczywiście ostatni sposób jest mało efektywny i po prostu długi, ale dobrze mieć wybór, prawda? 😀

Po rejestracji otrzymujesz z reguły numer identyfikacyjny do celów podatkowych - w zależności od lokalizacji będzie on przyjmował inną nazwę i format. Państwa oferują również łatwy i wygodny dostęp do portali, w których znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz, aby wypełnić swoje obowiązki podatkowe - przede wszystkim możliwość wypełniania i składania deklaracji podatkowych, a także zarządzania danymi konta.

Niestety, w niektórych miejscach, organy podatkowe wymagają, abyś zatrudnił lokalnego przedstawiciela podatkowego. Są to m.in.:

• Albania
• Indie
• Japonia
• Serbia

Jak poprawnie obliczać i pobierać podatek od sprzedaży?

Wyżej wspominaliśmy, że w przypadku produktów i usług cyfrowych musisz naliczać stawkę podatku obowiązującą w kraju Twojego klienta. Oczywiście pod pewnymi warunkami, ponieważ - jak już wiesz, jeśli nie przekraczasz progów podatkowych, nie musisz w ogóle doliczać podatku.

💡Jeśli nie przekroczyłeś progów w danym kraju, Easytools automatycznie zastosuje zerową stawkę podatku dla Twoich klientów. Dopiero po przekroczeniu progu, zaczniemy naliczać odpowiedni podatek.

Naliczanie odpowiedniej stawki może być wyzwaniem w lokalizacjach, w których obowiązuje kilka poziomów podatkowych, tj. oprócz podatku konsumpcyjnego, obowiązującego na poziomie krajowym czy stanowym, musisz doliczyć podatki lokalne. Pomyślałeś o Kanadzie? Całkiem słusznie. Jak dobrze pamiętasz, oprócz GST funkcjonują tam podatki prowincjonalne, które musisz uwzględnić w ostatecznej kwocie sprzedaży.

Na szczęście, nie jest to takie trudne, jeśli korzystasz z Easytools. Na podstawie lokalizacji Twojego klienta i rodzaju produktu taki system automatycznie nalicza odpowiednią stawkę podatku. Nie musisz zaprzątać sobie głowy tym, jaki podatek naliczyć klientowi z Tajwanu, Austrii, Słowacji czy Islandii.

W koszyku klient może też zdecydować czy dokonuje zakupu prywatnie (B2C) czy na firmę (B2B). W takiej sytuacji prawo podatkowe działa nieco inaczej - w transakcjach B2B stosuje się zwyczajowo tzw. odwrotne obciążenie.

💡 Odwrotne obciążenie (ang. reverse charge) to mechanizm stosowany w transakcjach B2B, który przenosi odpowiedzialność za rozliczenie podatku z dostawcy na nabywcę. Oznacza to, że sprzedawca nie nalicza podatku na fakturze, a kupujący samodzielnie rozlicza go zgodnie z przepisami obowiązującymi w jego kraju. Mechanizm ten jest często wykorzystywany w transakcjach międzynarodowych, szczególnie na terenie Unii Europejskiej, ale znajduje również zastosowanie w innych regionach świata, np. w Azji.

Jeśli klient chce dokonać zakupu firmowego, będzie musiał podać odpowiedni numer identyfikacji podatkowej, a system sprawdzi, czy jest poprawny i ważny. W ten sposób unikniesz problemów i błędów, które mogą kosztować Cię dodatkowe pieniądze i czas. Dlaczego? Jeśli klient wprowadzi nieaktualny, błędny czy fałszywy numer identyfikacji podatkowej, a ten nie zostanie sprawdzony i transakcja przejdzie na zasadzie odwrotnego obciążenia, prawdopodobnie będziesz musiał później pokryć podatek za klienta.

💡 W Easytools korzystamy z kilku systemów weryfikacji numerów podatkowych, na przykład VIES w Unii Europejskiej. Automatycznie weryfikujemy dane biznesowe Twoich klientów w wielu lokalizacjach, a także uzupełniamy dane adresowe w koszyku, dzięki czemu nie muszą oni wypełniać ich samodzielnie, co zwiększa konwersje.

[fs-toc-omit]Dowody lokalizacji

Wiele jurysdykcji podatkowych wymaga od sprzedawców zbierania dowodów na lokalizację klientów. Musisz udowodnić, że słusznie naliczyłeś 20% VAT francuskiemu klientowi.

Takie przepisy obowiązują np. na terenie Unii Europejskiej. W tym przypadku musisz zebrać dwa dowody na lokalizację, mogą to być np. adres rozliczeniowy klienta, lokalizacja jego banku, adres IP lub kraj, który wydał kartę kredytową. Jeśli nie przekroczyłeś wspomnianego wcześniej progu sprzedaży 10 000 €, możesz zebrać tylko jeden dowód na lokalizację, ale nie może on pochodzić bezpośrednio od klienta, lecz od strony trzeciej, np. banku. Dowody lokalizacji musisz przechowywać aż przez 10 lat!

💡 W naszym przypadku, na szczęście obsługuje to Stripe jako dostawca płatności. W Panelu Stripe znajdują się też poświadczenia lokalizacji. Kolejne, dodatkowe poświadczenie jest także zapamiętywane w koszyku.

Takie obowiązki narzuca wiele jurysdykcji - Kanada, Australia, Szwajcaria… Nawet jeśli któreś państwo nie wymaga od Ciebie przechowywania tej dokumentacji, to mimo wszystko lepiej o tym pamiętać.

[fs-toc-omit]Dokumentacja transakcji: co musisz przygotować?

Oprócz dowodów na lokalizację klienta musisz pamiętać o wystawieniu odpowiednich dokumentów sprzedaży - faktur lub paragonów. To istotna część Twojej działalności, ponieważ dokumentuje sprzedaż i pozwala uniknąć błędów, które mogą prowadzić do kontroli podatkowych czy kar finansowych. Warto zadbać o ich poprawność i przechowywać je zgodnie z wymogami prawnymi.

Nie wszystkie kraje wymagają wystawiania faktur. Wiele jurysdykcji podatkowych daje możliwość wystawiania paragonów, jeśli wartość transakcji nie przekracza konkretnej kwoty. Przykładowo, w UK możesz wystawić paragon, jeśli produkt kosztuje mniej niż 250 £, a w Irlandii mniej niż 100 €.

💡 Faktura i paragon to dwa różne dokumenty i pełnią różne funkcje. Na fakturze możesz zamieścić znacznie więcej informacji, chociażby szczegółowe dane klienta. Fakturę możesz zresztą wystawić przed otrzymaniem zapłaty, a paragon wystawia się wyłącznie, gdy klient zapłaci za produkt lub usługę. Faktury są dokumentami, na podstawie których firmy mogą odliczyć zapłacony podatek.

Co powinno znaleźć się na fakturze? To zależy od wymagań jurysdykcji podatkowej, jednak pewne informacje są niezbędna na każdym dokumencie, bez względu na to, czy sprzedajesz swój produkt klientowi z Japonii, czy z Holandii.

Na fakturze powinny znaleźć się:

• nazwa i adres Twojej firmy,
• numer rejestracji podatkowej,
• imię i nazwisko lub nazwa oraz adres nabywcy,
• numer identyfikacji podatkowej klienta, jeśli to transakcja B2B,
• unikalny numer faktury,
• data - zwykle data utworzenia faktury,
• lista produktów i/lub usług, wymienione jedno pod drugim, najlepiej z uwzględnieniem cen i podatków,
• kwota podatku od sprzedaży,
• całkowita kwota faktury,
• warunki płatności, np. termin płatności, metoda płatności,
• rabaty.

Faktury i paragony są tak naprawdę dowodem na to, że sprzedałeś produkt lub usługę i naliczyłeś odpowiednią stawkę podatku VAT, GST czy sales tax.

💡 Jeśli skorzystasz z Easybilling, automatycznie wystawimy dla Ciebie fakturę zgodną z przepisami, a nawet zadbamy o jej tłumaczenie dla Twojego klienta. Możesz też łatwo pobrać raport zawierający zestawienie wszystkich faktur, a także pliki PDF. Pomożemy także przygotować zestawienie faktur, które Twój księgowy może zaimportować do narzędzia, którym rozlicza podatki.

[fs-toc-omit]Czy musisz przechowywać dokumentację?

Prowadzenie ewidencji to nie tylko kwestia dobrej organizacji. To w dużej mierze zapewnienie sobie spokoju ducha w razie jakiejkolwiek kontroli ze strony organów podatkowych. Jeśli przechowujesz wszystkie dowody lokalizacji klientów i dokumenty potwierdzające sprzedaż możesz spać spokojnie.

Zresztą, prowadzenie ewidencji nie zależy tak naprawdę od tego, czy chcesz to robić, czy nie. Wiele jurysdykcji podatkowych wymaga od Ciebie jej prowadzenia przez określony czas. Przykładowo, ewidencję VAT OSS musisz przechowywać przez 10 lat, w Kanadzie jest to 6 lat.

Ewidencja nie jest tak naprawdę trudna do ogarnięcia, bo przecież jeśli ktoś kupuje Twój produkt lub usługę otrzymuje od siebie cyfrowy paragon czy fakturę a ta zapisuje się w systemie. Raporty można też archiwizować. Dowody na lokalizację zbierasz też automatycznie, ponieważ klient udostępnia te informacje w kasie, podczas zakupów. Ty musisz to wszystko po prostu przechowywać i udostępnić w razie potrzeby.

Zaszliśmy już naprawdę daleko, prawda? Na koniec zostały nam dwa ważne tematy, czyli składanie deklaracji i płacenie podatków.

Deklaracje podatkowe

W całej tej podatkowej machnie, jesteś tak naprawdę tylko pośrednikiem, który odpowiada za naliczenie, zebranie i oddanie podatku do odpowiedniego organu. Oczywiście musisz wypełnić odpowiednią deklarację i wykazać na niej, ile sprzedałeś, ile zebrałeś podatku od swoich klientów i ile z tej kwoty musisz oddać.

Wiele jurysdykcji wprowadziło kwartalne rozliczenie sprzedaży dla zagranicznych podmiotów. To oznacza trochę mnie biurokracji. W końcu zawsze lepiej złożyć 4, a nie 12 deklaracji podatkowych… Niektóre kraje dają Ci jednak możliwość wyboru - możesz rozliczać się co miesiąc, kwartalnie lub raz w roku. W tym ostatnim przypadku musisz najczęściej spełnić konkretne wymagania, np. w UK możesz rozliczać się w systemie rocznym tylko wtedy, gdy Twój szacowany obrót podlegający opodatkowaniu VAT wynosi 1,35 miliona funtów lub mniej.

My osobiście polecamy rozliczenie kwartalne - jest wygodne i pozwala w miarę na bieżąco śledzić sprzedaż i podatki. Organy podatkowe również preferują ten typ rozliczenia i zachęcają sprzedawców do wybrania tej opcji.

[fs-toc-omit]Deklaracje podatkowe w VAT OSS

To, jak często musisz składać deklaracje, zależy od tego, w którym kraju jest zarejestrowana Twoja firma. Z reguły, deklaracje wypełnia się kwartalnie, jednak nie rzadziej niż raz w roku.

Unia Europejska określiła, co powinna zawierać deklaracja VAT OSS. Oczywiście formularze mogą się nieco różnić w zależności od kraju identyfikacji. Jednak w każdej z nich – bez względu na nazwę czy format – znajdują się szczegóły dotyczące dostaw i usług w poszczególnych państwach, saldo należnego podatku VAT w odniesieniu do każdego państwa, w którym dokonałeś sprzedaży i łączna kwota należnego VAT we wszystkich tych państwach.

WAŻNE: Nawet jeśli nie dokonałeś żadnej sprzedaży ani nie świadczyłeś usług w danym okresie rozliczeniowym, nadal masz obowiązek złożenia deklaracji. Jest to „deklaracja zerowa”.

Wszystkie deklaracje w systemie VAT OSS składa się online, a system oblicza, jaką kwotę podatku VAT musisz zapłacić. Później, musisz wykonać tylko jeden przelew - do kraju identyfikacji, który rozdzieli zapłaconą przez Ciebie kwotę podatku VAT do poszczególnych krajów konsumpcji.

Przy wypełnianiu deklaracji należy stosować jedną określoną walutę. Co do zasady należy stosować euro, ale państwa, które go nie przyjęły, mogą wymagać sporządzania deklaracji w walucie krajowej.

💡 Dane do wypełnienia deklaracji otrzymasz jako raport, jeśli korzystasz z Easybilling. Będzie tam wyszczególnione, ile w danym kwartale wyniosła sprzedaż do konkretnego kraju. Te dane musisz po prostu przepisać do deklaracji. Następnie opłacasz łączną kwotę wyliczonego, należnego podatku na jedno konto. To wszystko!

[fs-toc-omit]Deklaracje VAT w Wielkiej Brytanii

W przypadku UK możesz składać deklaracje miesięcznie, kwartalnie i rocznie. HMRC zachęca zagranicznych sprzedawców do systemu kwartalnego. Zazwyczaj deklaracje składa się w ciągu 1 miesiąca kalendarzowego i 7 dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Na przykład zeznanie podatkowe za 1 kwartał, który kończy się 31 marca, należy złożyć do 7 maja.

Podobnie jak w przypadku Unii Europejskiej, tutaj też musisz złożyć deklarację, nawet jeśli nie dokonałeś żadnej sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym. Nazywamy to “deklaracją zerową”.

Deklarację VAT możesz złożyć online. Należy wypełnić ją w brytyjskim funcie szterlingu (GBP). Nawet jeśli sprzedajesz swoje produkty w innej walucie, np. EUR czy USD, to transakcje te muszą zostać przeliczone na GBP. Podatek na konto HMRC musisz wpłacić również w GBP.

Po złożeniu zeznania otrzymasz numer referencyjny, który jest potwierdzeniem, że zeznanie zostało złożone. Instrukcje na temat płatności otrzymasz na swoje konto.

[fs-toc-omit]Deklaracje sales tax w USA

W przypadku Stanów Zjednoczonych musisz wypełniać deklaracje podatkowe w każdym stanie, w którym przekroczyłeś próg podatkowy i masz nexus. Nawet jeśli nie dokonałeś żadnej sprzedaży, ale jesteś zarejestrowany do celów podatkowych, musisz wypełnić deklarację zerową.

Podobnie jak w przypadku stawek podatku, tak samo deklaracje różnią się w zależności od jurysdykcji. Jednak są pewne elementy wspólne:

• suma wszystkich transakcji podlegających opodatkowaniu netto,
• podatek od sprzedaży naliczony od tych transakcji,
• identyfikator podatkowy Twojej firmy.

Wypełnienie formularzy to w zasadzie kilka minut, ponieważ - jeśli korzystasz z takich platform jak Easytools - gromadzimy dla Ciebie wszystkie dane. Jedyne, co musisz zrobić, to przenieść je do odpowiednich rubryk, przesłać deklarację, a później zrobić przelew.

Deklaracje składa się co miesiąc, kwartalnie lub raz w roku. Każdy stan ustala własne terminy. Podczas rejestracji do celów podatkowych zostaniesz poinformowany, z jakąś częstotliwością musisz składać deklaracje. Jeżeli nie masz dużych obrotów, to prawdopodobnie częstotliwość będzie mniejsza. Miesięczne deklaracje muszą z reguły składać firmy, które generują naprawdę wysokie zyski. Częstotliwość składania deklaracji może się zmienić, nie ma charakteru dożywotniego.

[fs-toc-omit]Deklaracje GST w Kanadzie

Jeśli korzystasz z uproszczonego GST/HST, to musisz składać deklaracje co kwartał. Masz na to miesiąc od zakończenia okresu sprawozdawczego. Zeznanie złożysz online, za pomocą GST/HST NETFILE. Jeśli jesteś zarejestrowany do normalnego podatku GST/HST częstotliwość składania deklaracji zależy od Twojego przychodu.

W deklaracjach podatkowych wykazujesz:

• podatek GST/HST zebrany lub należny z tytułu swoich sprzedaży,
• wszelkie korekty lub zwroty nadpłaconego podatku,
• kwoty nieściągalne, które zgłaszasz jako straty, np. jeśli klient nie zapłacił za fakturę.

Co do zasady, deklaracje i płatności powinny być w dolarach kanadyjskich, jednak możesz złożyć wniosek o zapłatę podatku w obcej walucie - dolarze amerykańskim lub euro.

[fs-toc-omit]Deklaracje GST w Australii

W przypadku Australii działa to całkiem podobnie – w uproszczonym modelu GST musisz składać deklaracje raz na kwartał. Termin na złożenie deklaracji i zapłatę podatku to 28. dzień miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. Możesz to zrobić online za pomocą portalu ATO, wybierając opcję dla nierezydentów.

Wszystkie płatności muszą być dokonane w dolarach australijskich.

Kolejna duża dawka wiedzy za nami, prawda? Podsumujmy najważniejsze wnioski, jak poprzednio:

✅ Jeśli sprzedajesz swoje produkty w krajach, w których nie ma progów podatkowych albo jeśli przekroczysz próg podatkowy, musisz zarejestrować się do celów podatkowych.

✅ Możesz zarejestrować się online i zarządzać rozliczeniami z lokalnymi urzędami podatkowymi za pośrednictwem swojego konta internetowego.

✅ Z reguły będziesz musiał składać kwartalne deklaracje, choć w niektórych jurysdykcjach obowiązują również roczne i miesięczne rozliczenia.

✅ W deklaracjach wykazujesz kwotę sprzedaży i podatku (VAT, GST, sales tax) zapłaconego przez klientów, a później musisz go “oddać” do odpowiednich organów podatkowych.

✅ Musisz prowadzić szczegółową dokumentację, m.in. przechowywać dowody na lokalizację Twoich klientów, a także faktury i paragony.

Mamy nadzieję, że od nadmiaru informacji nie rozbolała Cię głowa i że to, co tutaj opisaliśmy pomogło zrozumieć Ci, jak - w ogólnym ujęciu - działają podatki na całym świecie i jakie masz z tego tytułu obowiązki 🙂

Jeśli zastanawiasz się teraz, jak masz to wszystko ogarnąć w pojedynkę, to uspokajamy - da się to zrobić i naprawdę nie jest to wcale takie trudne.

Jak nie pogubić się w obowiązkach podatkowych?

Ogarnięcie kwestii podatkowych to faktycznie duże wyzwanie, ale Easytools w wariancie Easybilling, pomoże Ci praktycznie we wszystkich najważniejszych elementach:

• automatycznie naliczay odpowiednią stawkę podatku w zależności od lokalizacji Twojego klienta,
• wystawi faktury i paragony zgodne z wymogami poszczególnych jurysdykcji podatkowych i automatycznie wysyła je do klientów,
• automatycznie weryfikuje numery identyfikacji podatkowej od klientów, którzy chcą dokonać transakcji B2B,
• zbiera i przechowuje dowody lokalizacji (razem ze Stripe),
• informuje Cię o przekroczeniu progów podatkowych,
• wysyła alerty o zmianach podatkowych, abyś był na bieżąco

💡 Dodatkowo, Easytools posiada szereg innych, wygodnych funkcji, takich jak automatyczne wyłączanie sprzedaży do krajów, gdzie jesteś blisko przekroczenia progu, a także wyłączenia sprzedaży do krajów z natychmiastowym obowiązkiem podatkowym (czyli tam, gdzie nie ma progów).

Jeśli wybierzesz Easytools, możesz spokojnie ogarnąć ten temat na własną rękę. Nie potrzebujesz do tego usług Merchant of Record, bo dzięki progom podatkowym jesteś zwolniony z pobierania podatku w wielu lokalizacjach, chociażby w całym USA. A sprzedaż w Europie? To nie wyprawa w kosmos - system VAT OSS pozwala Ci rozliczyć transakcje z całej Unii Europejskiej za pomocą jednej, kwartalnej deklaracji.

Oczywiście, mogą pojawić się wyjątkowe sytuacje, np. będziesz chciał uzyskać zwolnienie z podatku, ponieważ Twój towar czy usługa będą kwalifikować się pod takie zwolnienie. Przykładowo, usługi edukacyjne, pod pewnymi warunkami, są zwolnione z podatku VAT w UK. Ale to nie jest żadna tajemna wiedza - możesz poczytać na ten temat na rządowych stronach www, a w razie wątpliwości wysłać wiadomość do organu podatkowego lub zadzwonić na infolinię. Możesz również skorzystać z jednej z polecanych przez nas firm, które zrobią to wszystko za Ciebie.

Artykuł nie jest poradą prawną

Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie edukacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Informacje zawarte w tekście mają na celu dostarczenie ogólnych wskazówek i wiedzy na tematy związane z prawem i podatkami. W celu uzyskania profesjonalnej porady dostosowanej do indywidualnej sytuacji, zalecamy skonsultowanie się z doradcą podatkowym.

‍