Sztuczna inteligencja to przyszłość zarządzania czasem pracy, szczególnie w e-commerce.

Niezależnie od tego, czy jesteś samodzielnym twórcą, zarządzasz małym zespołem, czy prowadzisz wielki ecommerce z setkami pracowników - zarządzanie czasem pracy to znacznie więcej niż kontrolowanie ilości przepracowanych godzin. To sposób na maksymalizowanie efektywności swojej i pracowników. Dzięki AI i wdrożeniu odpowiednich narzędzi, optymalne zarządzanie czasem pracy pozwala uprościć codzienne zadania, zautomatyzować powtarzalne procesy i skupić się na rozwoju biznesu.

Jednak AI jest jak samochód – samo posiadanie dostępu do niego nie oznacza, że możesz “wsiąść za kółko” i zacząć “jeździć”. 

Jak korzystać z dobrodziejstw AI w zarządzaniu firmą, aby była ona bardziej wydajna? 

Nowoczesne wyzwania w zarządzaniu czasem pracy w e-commerce

W zespołach e-commerce, zwłaszcza tych najmniejszych, każdy dzień liczy się podwójnie. Monitorowanie czasu pracy i dbanie o rozliczenia mogą spowolnić Twój biznes. Robienie tego ręcznie na przełomie 2024 i 2025 roku jest stratą czasu, zwłaszcza, że AI może zautomatyzować te zadania za Ciebie.

Ręczne zarządzanie czasem pracy w e-commerce, przy założeniu, że zespół składa się z 10 osób, może wyglądać następująco:

Każdy pracownik musi poświęcić na procesy takie jak monitorowanie i raportowanie czasu pracy  czy wprowadzanie zmian w harmonogramach około 15 minut tygodniowo. To daje łącznie 2,5 godziny dla całego zespołu na tydzień, czyli 10 godzin miesięcznie. 

Doliczając czas menedżera, który musi regularnie analizować i kontrolować wprowadzane przez pracowników dane, na przykład w celu zarządzania rozliczeniami, proces ten zajmuje średnio 3 godziny tygodniowo (czyli 12 godzin miesięcznie). 

Przy stawce wynoszącej 100 zł za godzinę, ręczne zarządzanie czasem pracy to dla menedżera koszt: 12 godzin x 100 zł = 1 200 zł miesięcznie.

Skoro pracownicy poświęcają 10 godzin miesięcznie na ręczne raportowanie i monitorowanie czasu pracy, przy średniej stawce 50 zł za godzinę oznacza wydatek rzędu 500 zł.

Razem daje to 1 700 zł miesięcznie za ręczne procesy związane z czasem pracy, które można znacząco zoptymalizować dzięki narzędziom opartym na AI.

Przy koszcie narzędzia AI wynoszącym np. 300 zł miesięcznie, pracownicy nie muszą poświęcać 10 godzin na ręczne procesy. Finalnie, firma oszczędza i wydatki i czas, które może przeznaczyć na inne, bardziej produktywne zadania. Nawet w mniejszych zespołach, oszczędność pracy jest szybko zauważalna. 

Korzyści z wdrożenia AI w zarządzaniu czasem pracy

Dzięki AI, takie zadania jak śledzenie godzin pracy, rozliczanie nadgodzin czy generowanie raportów stają się szybkie i bezbłędne. Chcesz osiągnąć to samo dla swojej firmy? Zautomatyzuj zarządzanie czasem pracy, a zobaczysz natychmiastowe korzyści.

‍

Wiemy, że konkretne liczby lepiej przemawiają niż sucha teoria, dlatego poniżej znajdziesz przykładowe oszczędności wynikające z wdrożenia AI:

‍

✔ Zarządzanie zamówieniami – Śledzenie i obsługa zamówień zajmuje średnio 3-4 godziny tygodniowo. Używaj narzędzi AI do automatyzacji procesów takich jak przetwarzanie zamówień i generowanie faktur.

✔ Obsługa klienta – Odpowiadanie na e-maile, czaty i zapytania może pochłonąć do 5 godzin tygodniowo (w okresach takich, jak Black Friday, to nawet 15-20 godzin w tygodniu!). Zautomatyzowane odpowiedzi i chatboty AI mogą zaoszczędzić nawet 70% tego czasu.

✔ Tworzenie treści na bloga lub social media – Przygotowanie treści, grafik i harmonogramu publikacji to 8-10 godzin tygodniowo. AI może pomóc w planowaniu postów oraz generowaniu treści, oszczędzając co najmniej połowę tego czasu.

✔ Zarządzanie kampaniami reklamowymi – Optymalizacja kampanii i raportowanie wyników może zajmować 5-6 godzin tygodniowo. Narzędzia AI do analizy danych mogą przyspieszyć raportowanie i rekomendować lepsze działania.

✔ Tworzenie harmonogramów pracy zespołu – Układanie harmonogramów i ewidencja czasu pracy zajmuje około kilka godzin tygodniowo, w zależności od skomplikowania tego procesu. Automatyzacja z AI pozwala na szybsze tworzenie planów i przypisywanie zadań.

✔ Monitorowanie efektywności zespołu – Na sprawdzanie postępów i rozliczanie zadań zajmuje możesz przeznaczyć nawet 4 godziny tygodniowo. AI może śledzić wydajność w czasie rzeczywistym, eliminując potrzebę ręcznej analizy czy niekończących się spotkań.

✔ Generowanie dokumentów prawnych – Przygotowywanie dokumentów takich, jak regulaminy czy polityka prywatności to proces zajmujący kilka godzin. Później musisz je również odświeżać i monitorować ich poprawność, co zajmuje kolejne godziny. Zautomatyzowane narzędzia, takie jak Easylegal, mogą generować dokumenty w kilka minut.

✔ Zbieranie opinii klientów – Ręczne zarządzanie opiniami może zająć 3 godziny tygodniowo – i być bardzo nieefektywną aktywnością, jeśli nie uda Ci się zebrać feedbacku od klientów! Narzędzia takie, jak Easylove, automatycznie zbierają i publikują opinie klientów, oszczędzając czas.

✔ Tworzenie stron ofertowych – Przygotowanie stron promocyjnych i ofert produktów to zadanie nawet na 20-30 godzin miesięcznie, w zależności od obłożenia sprzedaży. AI przyspiesza ten proces, automatyzując tworzenie landing page’ów.

✔ Zarządzanie zgodnością z RODO – Utrzymanie zgodności z przepisami dotyczącymi plików cookie i ochrony danych może zająć około 1 godziny tygodniowo. Narzędzia do automatyzacji polityki cookies, jak Easycookie, zajmują się tym za Ciebie.

W sumie? Nawet kilkadziesiąt godzin oszczędności miesięcznie. Jednorazowe kilka lub kilkanaście godzin spędzonych na wdrożeniu narzędzi, może pozwolić Twojej firmie na zaoszczędzenie kilku tysięcy godzin w ciągu roku (w zależności od jej wielkości i skali operacji). 

Jak AI wspiera zarządzanie czasem pracy

Przyjrzyjmy się procesom związanym z zarządzaniem czasem pracy i zobaczmy, jak można je zautomatyzować i zoptymalizować dzięki AI. Większość przedstawionych metod sprawdzi się niezależnie od wielkości Twojego zespołu.

#1 Automatyczne planowanie grafików

To mit, że tylko małe zespoły potrzebują narzędzi do organizacji pracy — freelancerzy i twórcy z mikro zespołami również mogą czerpać ogromne korzyści z odpowiedniego zarządzania czasem. Przełomowym rozwiązaniem jest automatyczne planowanie grafików z użyciem sztucznej inteligencji, która może tworzyć elastyczne harmonogramy dostosowane do rzeczywistych potrzeb.

Wykorzystując algorytmy AI, automatyczny grafik tworzy dostosowane plany, monitoruje dostępność pracowników i dopasowuje ich pracę do zmiennych warunków biznesowych – takich jak sezonowe wzrosty zapotrzebowania czy indywidualnych preferencji. Dla firm oznacza to oszczędność czasu, mniejsze ryzyko błędów oraz lepsze wykorzystanie zasobów, co jest szczególnie ważne, gdy menedżerowie muszą szybko dostosować harmonogramy do nagłych zmian.

System generuje grafiki codziennie o 0:30 UTC i planuje pracę na kolejnych 5 tygodni. AI analizuje wcześniejsze harmonogramy i szereg danych, uwzględniając przy tym ewentualne zmiany, dni wolne czy aktualizacje ról pracowników.

[fs-toc-omit]Warianty grafików AI w inEwi

Automatyczne planowanie grafików AI dostępne w systemie inEwi umożliwia organizacjom wybór jednego z trzech trybów dostosowania grafików:

1. Ścisły – tryb ten pozwala na tworzenie harmonogramów, które rygorystycznie respektują ustalone wcześniej schematy pracy. Jest idealny dla firm, które wymagają wysokiej stabilności i powtarzalności w harmonogramach, na przykład w branży produkcyjnej lub logistycznej.
2. Zmaksymalizowany – wariant ten skupia się na maksymalnym wykorzystaniu dostępności pracowników, biorąc pod uwagę dodatkowe godziny i możliwe przesunięcia zmian. To świetne rozwiązanie dla branż, które muszą dostosować się do dynamicznie zmieniających się potrzeb, takich jak handel detaliczny czy gastronomia.
3. Zoptymalizowany – tryb zoptymalizowany łączy elastyczność z efektywnością. Uwzględnia on zarówno preferencje pracowników, jak i wymagania biznesowe, więc zapewnia bardziej zrównoważone planowanie. Ten wariant jest popularny w firmach o zróżnicowanej strukturze, gdzie priorytetem jest równowaga między obciążeniem a satysfakcją pracowników.

#2 Zarządzanie zadaniami 

Mając do dyspozycji harmonogramy AI możesz lepiej zarządzać zadaniami całego personelu. 

AI w tym kontekście działa jak dedykowany asystent, który nie przypisze zmiany pracownikowi, który obecnie przebywa na urlopie. W ten sposób eliminuje konflikty w grafikach i dba o to, by każde zadanie było przypisane do odpowiedniej osoby, uwzględniając jej umiejętności i wcześniejsze doświadczenia. W efekcie, system inEwi skutecznie zarządza obowiązkami zespołów oraz uczy się ich aktywności na stanowiskach i przydziela zadania według określonych kompetencji. To wielka zaleta dla tych firm, które muszą elastycznie zarządzać zasobami, by sprostać zmieniającym się potrzebom operacyjnym. 

Przykład: Zespół marketingowy w startupie może utworzyć automatyczne harmonogramy, które zapamiętują poprzednie grafiki i są tworzone w oparciu o dane pracowników jak role, tagi, stanowiska. Dzięki AI i automatyzacji udaje się zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt godzin miesięcznie. 

Co więcej, zawsze będziesz na bieżąco ze zmianami. W razie wprowadzenia jakichkolwiek poprawek, na ekranie kalendarza przy ikonie AI pojawi się odpowiednia informacja wraz z czasem, kiedy odbędzie się kolejne generowanie.

inEwi oferuje także inne zaawansowane możliwości, np. zarządzanie delegacjami służbowymi, mobilny rejestrator czasu pracy lub pomocną aplikację mobilną. Dzięki temu, nawet pracując w pojedynkę lub w kilkuosobowym zespole, możesz zapewnić lepszą organizację i realizację projektów na czas.

#3 Rozpoznawanie twarzy

Rozpoznawanie twarzy to technologia stosowana nie tylko w zaawansowanych systemach bezpieczeństwa. Wręcz przeciwnie – opcja ta staje się bardziej dostępna i może znacznie poprawić proces zarządzania czasem pracy w dosłownie każdej firmie. Zamiast stać w kolejce, aby wypełnić listę obecności ręcznie, albo meldować się na komunikatorze firmowym w przypadku pracy zdalnej, możesz użyć odpowiedniego narzędzia, zeskanować twarz i… zacząć pracować!

Rozpoznawanie twarzy w inEwi rozpoczyna się od prostego skanowania twarzy pracownika wraz z unikalną kartą z kodem QR. Ten sposób jest szybki, wygodny i bezpieczny. System po rozpoznaniu karty QR rozpocznie zapisywanie twarzy. Zminimalizuje ryzyko nieuprawnionych odbić i zapewnia dokładną ewidencję czasu pracy.

Funkcje AI odgrywają fundamentalną rolę, ponieważ to one precyzyjne dopasowują twarz do przypisanej karty QR. Dodatkowo, opcja douczania umożliwia AI na adaptację do specyficznych warunków pracy, jak zmienne oświetlenie czy zmiany lokalizacji stanowisk. Podczas pierwszych odbić, system może potrzebować dodatkowej kalibracji, aby lepiej zapamiętać twarz pracownika. Cały proces, trwający średnio około trzech tygodni, sprawia, że AI uczy się specyficznych cech wyglądu każdego pracownika. Po zakończeniu douczania każde odbicie jest zweryfikowane i przypisane właściwej osobie.

#4 Monitorowanie nadużyć

Ale to nie wszystko, ponieważ AI pełni kluczową rolę jako „cyfrowy strażnik”. 

Sztuczna inteligencja gwarantuje, że rejestrowane odbicia są autentyczne i pochodzą od właściwej osoby. Jest to możliwe dzięki weryfikacji każdego odbicia – to ona sprawdza, czy za kamerą znajduje się prawdziwa osoba, a nie np. zdjęcie lub nagranie, co eliminuje ryzyko manipulacji.

AI w inEwi oferuje dwa poziomy wykrywania nadużyć: podstawowy i zaawansowany. W podstawowej wersji system rozpoznaje, czy twarz jest prawdziwa, a funkcja zaawansowana dodatkowo sprawdza „żywotność” twarzy – czyli czy rejestrowany obraz nie jest fałszywą próbą odbicia. Pracownicy mogą czuć się pewnie, wiedząc, że ich dane są chronione i używane w bezpieczny sposób, a administratorzy mają pełną kontrolę nad rejestrowaniem obecności. 

System wykrywania nadużyć może być przydatny w środowiskach, gdzie pracownicy są odpowiedzialni za wartościowe zasoby lub gdy rotacja personelu jest wysoka. Dzięki AI system jest w stanie zarejestrować każdą próbę oszustwa i w razie potrzeby oznaczyć zdarzenie do ręcznej weryfikacji.

Dzięki tym zaawansowanym funkcjom, AI w inEwi gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa, monitoruje dostępy i zapewnia zgodność z polityką bezpieczeństwa firmy. Nie marnujesz więc czasu na ręczne kontrolowanie uprawnień, a ufasz odpowiedniemu systemowi, który zrobi to za Ciebie. 

Dowiedz się jak AI może wspierać efektywne zarządzanie czasem pracy w e-commerce, zwiększając produktywność i poprawiając techniki planowania zadań.

Bonus: AI w HR, czyli jak jeszcze sztuczna inteligencja może zwiększyć produktywność w e-commerce

Wprowadzenie AI w HR daje firmom e-commerce znaczną przewagę. Systemy te wspierają procesy HR, a jednocześnie zachowują istotną rolę człowieka, który nadaje strategiom i procesom bardziej ludzki wymiar.

Na przykład, proces rekrutacji przy wsparciu AI staje się szybszy i bardziej obiektywny. Narzędzia AI automatyzują analizę zgłoszeń, identyfikują najlepszych kandydatów na podstawie danych i podejmują obiektywne decyzje. Ponadto przetwarzają dużą liczbę aplikacji w krótszym czasie, co skraca proces i pozwala skupić się na weryfikacji kluczowych umiejętności aplikantów. 

Co więcej, dzięki sztucznej inteligencji firmy e-commerce mogą obliczać zapotrzebowanie na pracowników. Narzędzia AI analizują dane rynkowe i wewnętrzne, aby precyzyjne przewidywać potrzeby kadrowe i dostosować struktury zespołów do zmieniających się wymagań. Ograniczają więc konieczność nagłych rekrutacji i pozwalają efektywniej zarządzać zasobami. Dzięki temu, można unikać nadmiernego zatrudnienia, które generuje zbędne koszty oraz niedoborów pracowników, które mogą obniżyć jakość usług.

Checklista: Jak wdrożyć AI w zarządzaniu czasem pracy?

Nie czekaj – zacznij działać już teraz. Oto kroki, które musisz podjąć, by zautomatyzować zarządzanie czasem pracy w Twojej firmie:

☑️ Oceń, które procesy w Twojej firmie wymagają automatyzacji
☑️ Zidentyfikuj zadania takie jak przygotowywanie grafików pracy, rozliczenia i monitorowanie efektywności
☑️ Wybierz narzędzia, które pomogą Ci w zautomatyzowaniu firmy☑️ Rozpocznij testowe wdrożenie w małej skali – nie automatyzuj wszystkiego, wszędzie, i w jednym momencie!
☑️ Skorzystaj z automatycznego monitorowania czasu pracy i generowania raportów
☑️ Przeanalizuj dane dotyczące wydajności zespołu
☑️ Zintegruj systemy płacowe z narzędziem AI
☑️ Zapewnij swojemu zespołowi szkolenie z obsługi nowych narzędzi
☑️ Monitoruj efekty i regularnie wprowadzaj ulepszenia na podstawie wyników

Czas na Twoją firmę!

Chcesz zautomatyzować zarządzanie czasem pracy i usprawnić codzienne operacje w swojej firmie? Wypróbuj inEwi za darmo i zobacz, jak AI może odmienić Twoje zarządzanie czasem pracy. Zacznij już teraz i zyskaj czas na to, co naprawdę ważne.

Wypróbuj za darmo ➡️ Kliknij tutaj

FAQ: Często zadawane pytania

[fs-toc-omit]Dlaczego warto wdrażać zarządzanie czasem pracy w małych zespołach?

Efektywne zarządzanie czasem pracy pomaga optymalizować zadania, zwiększa wydajność, usprawnia organizację i redukuje stres. W małych zespołach każde zadanie ma wielkie znaczenie i wszelkie opóźnienia wpływają na efektywność firmy. Odpowiednie zarządzania czasem przynosi szybko zauważalne korzyści.

[fs-toc-omit]Dlaczego lepiej wybrać narzędzie z AI do zarządzania czasem pracy?

Narzędzia z AI automatyzują rutynowe procesy, oszczędzają czas, minimalizują błędy i odciążają zespoły z nadmiaru obowiązków. Dzięki nim, menedżerowie mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, monitorować wyniki na wielu płaszczyznach i osiągać lepsze wyniki.

[fs-toc-omit]Jakie koszty można zaoszczędzić dzięki AI w zarządzaniu czasem pracy?

AI minimalizuje czas poświęcany na ręczne planowanie i redukuje błędy, co zmniejsza koszty operacyjne. Eliminując zbędne czynności, pozwala na bardziej efektywne zarządzanie budżetem kadrowym.

[fs-toc-omit]Czy AI może zastąpić moich pracowników?

AI jest “kombajnem” do automatyzacji rutynowych zadań, który pozwoli Twojemu zespołowi pracować szybciej i lepiej oraz skupić się na bardziej skomplikowanych aspektach pracy. Wspiera, ale nie zastępuje ludzi. To narzędzie, które pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie ludzkich talentów!

[fs-toc-omit]Jak szybko mogę wdrożyć systemy AI w małym zespole?

Wdrożenie narzędzi z AI jak inEwi to kwestia kilku dni. Kilka kliknięć, trochę konfiguracji, i automatyzacja zaczyna działać praktycznie od razu. Co więcej, proces wdrożenia jest intuicyjny i nie wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej.

‍